Jak zarządzać pracownikami – Zakresy obowiązków i listy zadań (moduł 1 lekcja 2)

🎧  Zapraszam do posłuchania:

Listen to „Jak usamodzielnić pracowników – zakresy obowiązków i listy zadań (Moduł 1 Lekcja 2)” on Spreaker.

💻 Zapraszam do oglądania:

🗞 Zapraszam do czytania (transkrypcja z nagrania):

Dzień dobry! Witam Cię w drugiej lekcji z cyklu: proste zasady zarządzania pracownikami. Jeżeli chcesz mieć dobrze zmotywowany, samodzielny zespół (działający tylko i wyłącznie pod twoim nadzorem). I chcesz w końcu mieć święty spokój, to te lekcje są dla Ciebie.

W tym materiale, w tej drugiej lekcji, porozmawiamy o zasadach. Porozmawiamy o tym, jak tworzyć zakresy obowiązków. Pokażę Ci również przykłady wykorzystania tych list: z zadaniami do etapu rekrutacji, które możesz wykorzystać, kiedy zatrudniasz pracownika oraz jak możesz je użyć w systemie wynagrodzeń. Bardzo ważna rzecz, którą chciałbym, abyś sobie zapamiętał: kiedy nie ma zasad, ludzie tworzą własne.  

Bardzo często w nowych firmach albo w początkowym okresie, kiedy to właśnie właściciel jest od wszystkiego – nie ma zasad. Właściciel myśli, że jeśli on wie, co ma zrobić, czy co powinniśmy zrobić, to również jego pracownicy będą to też wiedzieli lub się domyślą. W praktyce najczęściej się nie domyślają, wobec tego dalej pokutuje myślenie: Jeśli mam coś zrobić dobrze, to zrobić to muszę ja. No i pojawia się pewien problem: z jednej strony, kiedy zatrudniamy pracownika, powinniśmy dać mu zakres obowiązków, z drugiej strony – rzadko kto to robi, a najczęściej jest to kopiowane z internetu. Popatrzmy na kodeks pracy i na to, co ten kodeks pracy stanowi. W kodeksie jest napisane, że pracownik wykonuje pracę, na którą wspólnie się umówiliście (Ty i on, bo to jest tak naprawdę umowa, którą zawiera pracodawca z pracownikiem). A więc: pracownik wykonuje pracę, na którą się wspólnie umówiliście, w miejscu i w czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Dlaczego o tym mówię? Mówię o tym dlatego, nieustannie powtarzam, że poziom niekompetencji w firmach rośnie wykładniczo. Co mam na myśli? Już odpowiadam. Kiedy zatrudniasz 10 osób, to (uwaga!) prawdopodobnie 2 lub 3 osoby wykonują całą koncepcyjną pracę. Bo nie mówimy o taśmie produkcyjnej, a o pracy koncepcyjnej. Czyli 2 do 3 osób z tych 10 jest na tyle ogarniętych, że odwalają ponad połowę pracy, która powinna zostać zrobiona. Czyli te osoby myślą. Kiedy tych osób będziesz mieć 50, to niestety to nie będzie 15 osób pracujących koncepcyjnie. To będzie ok. 8-10 osób, które ogarniają całą połowę pracy. Cała reszta załatwia pozostałą część pracy. Przy 100 osobach jest jeszcze gorzej – wtedy dochodzimy do jakiś 12-15 osób. Ten poziom niekompetencji rośnie dosyć mocno wykładniczo. 

Dlaczego o tym mówię? Mówię o tym dlatego, że pracownicy są dzisiaj, szczególnie w małych i średnich firmach, największym kosztem dla przedsiębiorstwa. Pracownik na najniższej krajowej otrzymujący 2600 zł, 2800 zł lub 3000 zł dodatkowo kosztuje Cię, jako pracodawcę, dodatkowe pieniądze. Wydasz na niego odpowiednio: 3300 zł, 3400 zł czy prawie 4000 zł. Dobrze byłoby, aby ten pracownik albo na siebie zarobił (tworząc wartość, wykonując usługi, zajmując się handlem lub sprzedażą), albo żeby na tyle odciążył Cię lub innych pracowników od zadań (zapewnił support, wsparcie, abyś znalazł więcej czasu dla siebie). 

Z mojej perspektywy, zanim w ogóle zaczniesz zatrudniać ludzi, powinieneś przygotować zakres obowiązków. Może być taki, jak ten, który za moment wam przeczytam (jeśli tego słuchacie) albo pokażę (jeśli oglądasz wideo na mojej stronie adamgrzesik.pl). Na blogu możesz zobaczyć, jak on wygląda. Zrobienie zakresu obowiązku jest absolutnie kluczowym elementem w prowadzeniu firmy. Na początku porozmawiamy o przykładach dla dwóch stanowisk. Oczywiście dam Ci też zadanie i zaproponuję Ci, abyś wprowadził w swojej firmie pewną zmianę. Później pokażę Ci, jak możesz to wykorzystać albo w systemie wynagrodzeń, albo w systemie rekrutacji.  

Zobaczcie na przykład: mamy handlowca, czyli osobę, która sprzedaje. Miałem kiedyś firmę, która zatrudniała handlowców w handlu tradycyjnym, jeździli po sklepach. W jaki sposób tworzy się zakres obowiązków? Sposoby są dwa: po pierwsze możesz pracownika, który dzisiaj pracuje, poprosić, aby opisał Ci wszystkie obowiązki, za które odpowiada, wszystkie czynności, które wykonuje i wszystkie procesy. To jest ta łatwiejsza droga. Wtedy siadacie wspólne, masz już jakiś szkic zrobiony dla siebie i razem przesuwacie najważniejsze rzeczy na górę listy (jako ważniejsze priorytety), a pozostałe sobie doprecyzowujecie. W ten sposób możesz stworzyć zakres obowiązków. Jednak jeśli dopiero tworzysz osobę / stanowisko, to możesz sam opisać zakres obowiązków. Jak to zrobić? Otóż wystarczy sobie na moment zamknąć oczy i wyobrazić sobie cały dzień: od przyjścia do pracy, aż po opuszczenie stanowiska pracy tego naszego pracownika plus oczywiście jakieś specyficzne inne zdarzenia. Następnie przelej to na kartkę papieru, włóż do szuflady, aby sobie poleżała z dwa dni, a następnie wyjmij i przeczytaj na nowo już troszeczkę z dystansem. Odpowiedz sobie na pytanie, czy to, co stworzyłeś ma sens, czy coś byś może udoskonalił. 

Handlowiec – w moim przypadku handlowiec planuje trasę, uwzględniając kategorie klientów, terminy dostaw i ekonomikę czasu oraz kosztów dojazdu. Oczywiście staramy się spisać punkty zakresu obowiązków jak najprościej, jak najkrócej, natomiast pod każdym z tych zdań, powinno się kryć coś, co jesteśmy w stanie w sposób obrazowy, namacalny wytłumaczyć naszemu pracownikowi, kandydatowi. Idźmy dalej. Taki handlowiec zna cenniki, aktualne promocje, zna zasady merchandiser, czyli ułożenia produktów, tak żeby klienci chętniej go kupowali, potrafi wykonać merchandiser i utrzymuje standardy ekspozycyjne w zależności od różnych kategorii sklepów i asortymentu. Wizytuje 18 sklepów dziennie i każdą hurtownię min. 1 raz na tydzień. Czyli w każdym dniu ma odwiedzić 18 sklepów. Teraz kiedy mu to wytłumaczymy, to dużo łatwiej będzie mu się pracowało, bo handlowiec, który odwiedził 10 czy 12 klientów, trudno mu się będzie tłumaczyć, ponieważ umówiliście się na zupełnie inną pracę. Kolejne zadanie: prawidłowo prowadzi i raportuje pracę w systemie CRM, czyli w systemie do relacji z klientami, najpóźniej o 8 rozpoczyna wizytę na pierwszym punkcie, realizuje plany sprzedażowe, ewidencjonuje: przeceny i promocje, kontroluje wywózkę towaru, czyli sprawdza, czy towar wyjechał z hurtowni. Dąży do realizacji planów sprzedażowych. Zna techniki radzenia sobie z obiekcjami i różne zamknięcia sprzedaży. 

Przed momentem wam przeczytałem zakres obowiązków handlowca. Bo być może tego słuchasz jako mp3, ale możesz wejść też na moją stronę i sobie zobaczyć, jak to wygląda. Co jest ważne? Ważne jest to, abyś na podstawie, może nie błędów, ale swojego doświadczenia (doświadczenie wynika z różnych porażek, które nas spotykają, czego się uczymy w życiu), abyś przewidział coś, co może się wydarzyć. Tzn. jeśli wiedziałem, że handlowcy czasem lubią podjechać do McDonalda albo zaczynają pracę o godzinie o 10, albo twierdzą, że objechali ileś sklepów, ale zalogowali się do systemu dopiero o 12, to zmieniłem system, zasady pracy i wpisałem, że najpóźniej o 8 handlowiec rozpoczyna pracę na pierwszym punkcie. Teraz mógłbym jeszcze napisać, że rozpoczęcie pracy rozpoznam po tym, że wpisał to do systemu – że uruchomił komputer. Możesz sobie to skopiować, jeśli chodzi o handlowców – ludzi, którzy pracują w terenie. 

W przypadku kosmetyczki, czyli generalnie pracownika usługowego, czy pracownika, który wykonuje usługi: budowlaniec, hydraulik, kosmetyczka, stylista fryzur, barber, lekarz itd. Więc u nich mam taki standard: pracownik wykonuje samodzielnie i zgodnie z procedurą zabiegi, do których został dopuszczonych. Oczywiście na kursie Zwycięski Zespół tłumaczę krok po kroku dochodzenie do tego systemu dopuszczania pracownika do wykonywania różnych usług, więc wierzę, że się na tym kursie spotkamy. Zna w pełni procedury, cenniki i aktualne promocje (zdarzało się, że dziewczyny nie znały takich rzeczy, dopiero kiedy kasowały klienta, nerwowo to sprawdzały). Potrafi prawidłowo zdiagnozować klienta i wypisać receptę (jeśli to będzie hydraulik: potrafi prawidłowo zdiagnozować problem lub wyzwanie). Co mamy dalej? Przekazuje klientowi zalecenia po zabiegach, kontaktuje się telefonicznie do 2 dni po wizycie (czyli po wizycie to nie jest tylko skończenie tej wizyty, ale również porozmawianie z panią, wytłumaczenie pewnych elementów i zadzwonienie, czy wszystko jest w porządku). Dba o porządek miejsca pracy, stanowisko jest przygotowane 10 minut przed wizytą klienta. Ile razy zdarzył Ci się bałagan albo brudny, zagubiony lub nie tak ułożony sprzęt? Warto sobie to spisać, porozmawiać z pracownikiem, wytłumaczyć co dla ciebie jest ważne i oczywiście dodać miarę, po czym poznać, że dany obowiązek został spełniony. Kolejna rzecz: jeśli utracił / utraciła klienta – kontaktuje się z nim i przekonuje do powrotu. W efekcie jest to wykonanie telefonu i pracownik zna powody rezygnacji z usługi. I punkt, który został dopisany w trakcie, kiedy już moja firma działała: przebywa w miejscu pracy w godzinach pracy, czyli brak spóźnień i brak wcześniejszych wyjść. Moi drodzy, to jest o tyle istotne, że za moment pokażę Wam, w jaki sposób można te zasady u siebie przełożyć.

Zapiszcie sobie i zapamiętajcie: jeżeli chcesz być zamożnym przedsiębiorcą, jeśli chciałbyś wreszcie zarabiać godne pieniądze, a nie tylko takie, że wszyscy w koło zarabiają, a nie Ty, to pamiętaj, że w twoim biznesie pracę powinna wykonać osoba w miejscu i czasie, na który się umówiliście. Pamiętaj, że pracę powinna wykonać osoba o najniższym możliwym poziomie kompetencji. Kompetencja to jest połączenie wiedzy z manualną umiejętnością wykonania tej pracy. Wiem, jak się sprzedaje, znam teoretyczne podstawy radzenie sobie z obiekcjami klienta, ale kompetencje oznacza, że jeszcze tę moją teorię potrafię połączyć z praktyką. Czyli kiedy przychodzi do mnie klient, to potrafię ją użyć lingwistycznie, czyli słownie. Dąż do tego, aby pracę wykonała osoba o najniższym możliwym poziomie kompetencji, a żeby to było możliwe, to musisz jej wytłumaczyć (i z taką laserową precyzją pokazać), jak ta praca wygląda. Bo jeśli jesteś szefem i chciałbyś zarabiać, powiedzmy, 20 000 zł na miesiąc, przeznaczając na efektywną pracę w swojej firmie (poza oczywiście myśleniem koncepcyjnym) 100 godzin w miesiącu, to policz: 20 000 zł podzielone na 100 godzin daje Ci kwotę 200 zł na godzinę. Jeśli Ty dzisiaj jedziesz po wodę mineralną do sklepu albo robisz tabelki w Excelu, to pytanie brzmi: czy zapłaciłbyś 200 zł za godzinę wykonaną pracę? Jeżeli nie, to już jest pierwszy etap myślenia o tym, jak można scedować pewne obowiązki, do których Ty (lub Twoi pracownicy niżej) masz zbyt wysokie kompetencje. Żeby to było możliwe, należy poukładać i stworzyć sobie listę zadań.

Zakładam, że obejrzeliście poprzednie wideo. Wysłuchaliście poprzedniej lekcji, w której prosiłem Was, żeby przygotować strukturę firmy. Dlaczego? Dlatego, że teraz te procesy i zakresy obowiązków warto nanieść na strukturę firmy. To zaczyna się po prostu kompletować wszystko w całość. Dlatego, jeśli jeszcze nie przerabiałeś poprzedniej (pierwszej) lekcji z tego modułu, dotyczącego zarządzania pracownikami – koniecznie przygotuj sobie strukturę firmy, a następnie z obecnej lekcji zakresy obowiązków i nanieś je wpisując do struktury firmy. W ten sposób zaczniesz tworzyć pewną hierarchię i przyporządkowywać po kolei zakresy obowiązków. 

Drugą rzeczą, do której można to wykorzystać – może być rekrutacja. Niezwykle często spotykamy się z ludźmi, którzy przychodzą do nas do pracy i z jednej strony wysłuchujesz tej osoby, która obiecuje, że potrafi zrobić wszystko bez większego problemu. Tu mamy przykład uczeń-czeladnik-mistrz. Uczeń-rzemieślnik-mistrz. W przypadku rzemieślnika mamy standardowe rzeczy, czyli zakres obowiązków, na który się umówiliśmy. Osoba, z którą rozmawiasz, żąda w zamian jakiegoś godziwego wynagrodzenia (najczęściej wyższego niż najniższa krajowa). Ty, jako właściciel firmy, mówisz: Kurcze, dobrze się ta osoba sprzedała, wiec dobrze byłoby, gdybym ją zatrudnił u siebie. Zatrudniasz ją u siebie, mija miesiąc lub dwa i okazuje się, że ponieważ zawarłeś z nią taką, a nie inną umowę o pracę, wypłacasz tej osobie wynagrodzenie, na które się umówiliście. Jednak w drugą stronę nie otrzymujesz takiej jakości albo takiej pracy, takiego wypełniania obowiązków, które Ci ta osoba obiecała. Dobrze byłoby, gdyby wpisać to sobie jako premię zadaniową. Czyli najniższa krajowa plus to, co chciałby ten pracownik więcej, jako premia zadaniowa. Wtedy mówisz: Ok, jeśli wykonasz te zadania, na które się umówiliśmy, to otrzymasz tą premię zadaniową. Jeśli ich nie wykonasz lub jeśli będziesz je wykonywał nienależycie, to niestety nie mogę Ci wypłacić pełnej premii, dlatego że mnie nadzwyczajnie na świecie nie stać. Oczywiście zakresy obowiązków to jest to, czego uczę na kursie Zwycięski Zespół: i w wersji online na platformie vod.adamgrzesik.pl i w wersji stacjonarnej na 3-dniowym kursie: zwycieski-zespol.pl. Jednak stworzenie tych zakresów obowiązków nie tylko porządkuje prace, nie tylko pozwala wprowadzić hierarchie, której uczę na tym kursie (uczeń-czeladnik-mistrz), ale również pozwala stworzyć różne systemy wynagrodzeń, o których troszeczkę porozmawiamy w kolejnej lekcji. 

Odniosę się do tabeli. Jeżeli uważasz, że ten materiał ma sens i może być przydatny do Twojej firmy, to się nie wahaj! Po prostu wejdź na stronę vod.adamgrzesik.pl, włóż do koszyka wersję online, przerób sobie wersję online, a następnie dopłać różnicę i spotkajmy się na 3-dniowym warsztacie. Dlatego, że nie stać Cię na to, aby nie mieć tej umiejętności, tych kompetencji. 

Podsumowując naszą drugą lekcję: pamiętaj o tym, że przygotowałem 10 materiałów wideo – 10 kroków szybkiego rozwoju firmy. One są podzielone na trzy bloki: blok, w którym teraz jesteś (zarządzanie pracownikami), kolejny blok (zarządzanie finansami) i ostatni blok (zasady szybkiego rozwoju firmy: sporo informacji o marketingu oraz sprzedaży). Filmy i nagrania, treści i nagrania mp3 dostępne są za 0 zł, ale gdybyś chciał mieć dostęp do całości tych materiałów, chciałbyś mieć możliwość zadawania pytań i chciałbyś dostać dodatki (czyli w przypadku zarządzania pracownikami: pełen system uczeń-czeladnik-mistrz, przykład do pobrania / do wydrukowania sobie pełnej struktury Twojej firmy i do wydrukowania, szersze niż pokazałem w tym materiale, zakresy obowiązków), to koniecznie wejdź na stronę vod.adamgrzesik.pl kup za niecałe 200 zł brutto (197 zł dokładnie) szkolenie, które się nazywa: 10 kroków szybkiego rozwoju biznesu. Tam są wszystkie lekcje z dodatkowymi materiałami. 

Trzymam za Ciebie kciuki i zapraszam Cię do trzeciej lekcji w tym module dotyczącej zasad wynagrodzeń, czyli nagród. Wszystkiego zyskownego i pamiętaj raz jeszcze: pracę powinna wykonać osoba o najniższym możliwym poziomie kompetencji.  

Wejdź teraz na stronę:

https://swiy.io/szybki-rozwoj-firmy

i kup sobie dostęp do kompletu materiałów!