Jak usamodzielnić firmę, aby działała bez Twojego udziału

Wysłuchaj odcinek

Z tego odcinka dowiesz się jak zautomatyzować firmę, jak ją usamodzielnić, aby doskonale działała, kiedy Ty jesteś poza firmą. To wywiad z Małgorzatą Wierzbicką z Saule Consulting:

  1. Dowiesz się dlaczego wszystkie powtarzalne elementy procesów powinny zostać zaplanowane i spisane.
  2. Wytłumaczymy co to mapy procesowe, procedury i listy kontrolne.
  3. Dowiesz się kiedy i jak zacząć skalować firmę.
  4. W nagraniu czeka na Ciebie bardzo wartościowy prezent

 

Wybierz co lubisz: do słuchania🎧 | do oglądania 💻 |do czytania 🗞

🎧Zapraszam do posłuchania:

Listen to “Jak usamodzielnić firmę – procedury, mapy procesowe, listy kontrolne – rozmowa z Małgorzatą Wierzbicką” on Spreaker.

💻 Zapraszamy do oglądania:

 
 

🗞 Zapraszam do czytania (transkrypcja z nagrania):

UWAGA! Dla lubiących krótsze treści, przygotowałem wpis blogowy, który jest streszczeniem całej rozmowy – zapraszam na AdamGrzesik.pl/blog [KLIKNIJ]

– Cześć, Gosiu, dzięki, że znalazłaś w swoim biznesie, w swojej pracy trochę czasu, żeby spotkać się w Zarabiam w Biznesie. Standardowe takie pytanie, na sam początek, skoro jesteś moim gościem: komu ostatnio pomogłaś w biznesie, co zrobiłaś dla swojego klienta?

– Cześć, Adam. Również bardzo się cieszę, że udało nam się spotkać. Klient, któremu ostatnio pomogłam, to jest jedna z krakowskich restauracji i problem polegał na tym, że – po pierwsze – mieli bardzo dużą rotację pracowników. Wiązało się to z tym, że nowe osoby pytały po raz kolejny o to samo. Często było im trudno zapamiętać kolejność wykonywanych zadań. A jak sam dobrze wiesz, w restauracji jest to bardzo ważne, co zrobimy po czym, jaka czynność zostanie wykonana, bo – po pierwsze – może to źle wpłynąć na ogólny wizerunek. Po drugie – możemy nie dostarczyć tego, do czego się zobowiązujemy jako właściciele restauracji. Tak że jedna kwestia to była właśnie duża rotacja pracowników. Sezon urlopowy, który się zaczyna, a z drugiej strony sezon, kiedy jest największe obłożenie w restauracjach, ponieważ – jak wiadomo – dni są coraz dłuższe, coraz cieplejsze. W Krakowie klienci często siedzą dopóki nie zmarzną, tak że zdarza się nawet, że do trzeciej, do czwartej nad ranem siedzą sobie w ogródku na Rynku. Dlatego też chodziło o to, żeby stworzyć narzędzia, które umożliwią – po pierwsze – bezproblemowe wdrażanie się nowych osób lub zastępowanie się w przypadku urlopów oraz będą pokazywały krok po kroku, co należy zrobić.

– Czyli rozumiem, że skróciłaś im kilkakrotnie czas wdrożenia nowego pracownika, ponieważ Ty zajmujesz się upraszczaniem procesów, mapami procesowymi. Powiedz mi, na czym polega Twoja praca u klienta? Czy on musi wyłączyć całkowicie tę swoją firmę, czy ta firma może normalnie funkcjonować, kiedy Ty wchodzisz do tego klienta. Jakbyś mogła tak kawałek, fragment swojego dnia pokazać, opowiedzieć, np. w tej restauracji.

– Dobrze. Po pierwsze – nie powinien w ogóle zatrzymywać swojego biznesu, bo ja – można powiedzieć – działam na żywym organizmie. Bardzo ważne jest to, żebym zobaczyła, jak rzeczy dzieją się w rzeczywistości, jak to się dzieje w praktyce. Moja praca u klienta polega na tym, że spotykamy się najpierw albo w biurze, albo od razu w miejscu pracy i właściciel opowiada mi pokrótce, jak wygląda jego firma, jakie są główne działy. Czy być może to jest tak, że nie ma jakichś konkretnych działów, ale są to po prostu pojedyncze osoby, które pracują tak jakby, mają swoją odpowiedzialność i pracują tak jakby jako działy, które są w większych firmach, złożone z większej liczby osób. Potem siadam sobie z jedną z takich osób i ona zaczyna mi opowiadać po kolei, jak wyglądają jej zadania. Pokazuje mi taką ścieżkę, którą musi przebyć każdego dnia, od początku do końca. Mówi mi o tym, co jest takim wyzwalaczem, w którym momencie ona wie, że teraz ja muszę wejść, że teraz jest mój czas. W których momentach przekazuje zadanie komuś innemu, kiedy odbiera je z powrotem, krok po kroku, co następuje. Następnie pokazuje mi to w praktyce. Ja bardzo często patrzę z perspektywy osoby, która byłaby taką nowo zatrudnioną osobą, czyli zadaję bardzo dużo pytań. Pytam się np. „No dobrze, ale jak tak się nie zadzieje, to co wtedy? Albo: a jeśli będzie tak i tak, to co ja mam zrobić?” Staram się znaleźć odpowiedzi na wszystkie wątpliwości, które może mieć nowa osoba. Jak wiemy, nie zawsze nowy pracownik chce zadawać pytania. Często jest tak, że ktoś mu pokazuje, on się uczy, tak jak ma zrobić, a potem nie szuka różnych scenariuszy, które mogłyby się pojawić.

– Super. Powiedz mi – tak zawodowo sobie pracując wśród tych przeróżnych firm, bo masz dużą praktykę, jeżeli chodzi o małe i średnie przedsiębiorstwa, w usługowych, produkcyjnych firmach – powiedz mi, jakie problemy dostrzegasz, jaki rodzaj choroby trapi polskie firmy. Jakie mogą być ewentualnie konsekwencje ignorowania tych problemów, dobra?

– Dobrze. Taka podstawowa rzecz, o której często mówią właściciele firm, to jest to, że nie oni mają firmę, ale firma ma ich.

– Czyli mają takie stanowisko pracy, do którego sobie sami przychodzą?

– Tak, dokładnie. Kiedy oni są na miejscu, to ta firma działa jak w przysłowiowym szwajcarskim zegarku, ponieważ każdy wie, co ma zrobić. Niejednokrotnie wie dlatego, że przyjdzie się zapytać – po raz piętnasty – czy na pewno w tej sytuacji powinien postąpić tak albo czy tutaj należy odpowiedzieć tak, albo się po prostu przyjdzie upewnić. Tak że jak właściciele są na miejscu, to wydaje się, że wszystko działa jak należy. Natomiast w momencie, kiedy idą na urlop, bądź chcą się zająć rozkręcaniem kolejnego biznesu, albo chcą mieć chwilę dla siebie i spędzić ją jakoś przyjemnie, okazuje się nagle, że pracownicy nie wiedzą, co mają zrobić. Z jednej strony robią, wykonują swoje codzienne czynności, ale bardzo często mają duże wątpliwości. I wtedy właściciele firm, zamiast skupiać się na innych rzeczach, odbierają telefony, gdzie wydają po prostu instrukcje, takie które już były kilkakrotnie przekazywane.

– Czyli krótko mówiąc: są niewolnikami własnych firm, jeśli dobrze rozumiem. Są takim głównym trybem w tej całej maszynie, a jednocześnie głównym hamulcowym czy głównym klinem.

– Tak.

– To co Ty robisz, krótko mówiąc, dostarczanie map procesowych, tych procedur, sprawia, że mają strategię wyjścia i mogą sobie wyjechać na kilka tygodni na urlop, a firma działa bez nich. Dobra. Małgorzato, teraz trochę kryptoreklamy. Zdradź mi proszę tajemnicę, za co najbardziej Cię cenią klienci? I drugie pytanie: co ulega zmianie, kiedy wychodzisz już z tej firmy, kiedy skończy się Twoja praca? To zadowolenie już po tym efekcie.

– Dobrze, to zacznę od drugiego pytania – co ulega zmianie. To tak – pracownicy po pierwsze znają krok po kroku zakres swoich obowiązków, czyli mapa pokazuje taką ścieżkę pracownika, co trzeba zrobić w danej sytuacji, to jest pierwsza rzecz. Kolejna rzecz, to zawiera również informacje o rzeczach, które występują rzadko, zdarzają się sporadycznie. I wtedy na co dzień pracownik wykonuje swoje obowiązki, natomiast jeśli pojawi się jakaś sytuacja nietypowa, która pojawiła się już w przeszłości, ale np. pracownika nie było wtedy w firmie albo już o niej nie pamięta, to dzięki mapie procesowej wie, jak ma postąpić w danej sytuacji. To jest taka bardzo ważna rzecz. Kolejna rzecz to jest taka, że pracownicy bez problemu znajdują odpowiedzi na swoje pytania, wątpliwości. To, co kiedyś powodowało, że ich pierwszym odruchem było wzięcie telefonu i dzwonienie do właściciela, na zasadzie: „Szefie, a co w takiej sytuacji?”, w tym momencie wiedzą, gdzie mogą znaleźć taką odpowiedź.

– Czyli w dużej mierze zwalnia to ich trochę z myślenia i wprowadza taki automatyzm, żeby wszystko zostało wykonane, zrobione w taki sposób, w jaki byśmy sobie tego jako właściciele firm życzyli.

– Tak.

– Brzmi to cudownie. Ja to wiem, bo kiedyś Ty pomogłaś uporządkować u mnie w salonie te rzeczy. Kiedy nagrywamy to wideo, rozmawiając z Tobą, mając Cię na Skype’ie, również się przełączam między innymi okienkami i przed momentem pokazałem naszym słuchaczom, oglądaczom, osobom, które wejdą na podkast zarabiamwbiznesie.pl, również taki fragment mapy, fragment Twojej pracy, którą wykonałaś dla salonu kosmetycznego. Mnie osobiście dało to dużo wolności i skróciło przynajmniej pięciokrotnie czas wdrażania nowego pracownika. Teraz daję mu taką mapę i oni się uczą, krótko mówiąc, w domu. Czy zdarzyło Ci się może, że przeliczałaś sama lub wspólnie ze swoim klientem czas na pieniądze? Gdybyśmy my jako klienci mogli przeliczyć inwestycje w zrobienie sobie map, pójście do Ciebie na szkolenie, skorzystanie z Twoich usług, to jak szacujesz – ile jesteśmy w stanie zaoszczędzić?

– Już mówię i tu też będzie odpowiedź na Twoje poprzednie pierwsze pytanie, za co mnie cenią moi klienci. Jeden z moich klientów powiedział, że dzięki mapom procesowym wdrożenie nowego pracownika skróciło się z trzech miesięcy do jednego tygodnia. Co więcej – mapy procesowe pozwalają właścicielowi czuwać nad tym, ile czasu zajmuje dane zadanie. Czyli możemy sobie siąść z pracownikiem i zastanowić się, ile czasu zajmuje wykonanie danego zadania. Dzięki temu właściciel firmy, tworząc stanowisko pracy, podejmując decyzję o tym, czy rekrutować kolejną osobę czy też nie, wie o tym, czy będzie miał dla niej zadanie, tak żeby wypełniło to cały etat, czy też nie. Nie ma takiej sytuacji, że traci się czas na to, że pracownicy siedzą sobie na kawie, na herbacie, tu dyskutują o tym, rozważają takie i takie kwestie, a my jako właściciele firmy, chcąc nie chcąc, płacimy za te godziny przyjemności pracowników. Tak że to jest taka jedna sytuacja. Muszę też o tym powiedzieć, że często zdarza się tak, że po wprowadzeniu takich map procesowych są pewni pracownicy, którzy zdecydują się odejść. Powiedzą: A, wcześniej to mogliśmy sobie robić, co chcieliśmy, nikt nas nie kontrolował, nikt nie sprawdzał, ile czasu zajmuje zrobienie danej czynności, mogliśmy sobie robić, co chcieliśmy. Teraz tutaj mamy jasno określone cele, zasady i to nam się nie podoba. W takiej sytuacji moi klienci podkreślają, że – z jednej strony – wiadomo, że jak ktoś z nami dłużej pracuje, to ciężko się rozstać, ale z drugiej strony zatrudnienie nowego pracownika pozwala od samego początku wdrożyć go do pracy, krok po kroku, tak jak prowadzi mapa. Tak że my jako właściciele wiemy dokładnie, co nasz pracownik robi. Wiemy, że będzie pracował według standardów, które myśmy zaakceptowali, a co więcej – mamy ten komfort, że możemy zatrudnić nową, niedoświadczoną osobę i od podstaw nauczyć ją tak, jak chcemy, żeby pracowała.

– No właśnie. Powiedziałaś przed momentem, że pracownik dostaje te mapy procesowe. Według mnie te mapy procesowe, te procedury, które się wdraża do firmy, to jest taka wspaniała, genialna książka, którą dosyć łatwo można ukraść, skopiować i – że tak powiem – uciec albo założyć konkurencyjną firmę, co niestety często się zdarza. Czy masz jakiś pomysł na to, żeby ci pracownicy naszego know–how nie ukradli, bo za chwilę się okaże, że otworzą podobną firmę i będziemy mieli dość duży problem. Jak się można zabezpieczyć?

– Tutaj myślę, że są dwie kwestie. Pierwsza kwestia to jest taka rzecz, że książkę procedur, takie zebrane wszystkie mapy procesowe czy też procedury, listy kontrolne, ma tylko właściciel firmy. To on trzyma know–how u siebie, a konkretny pracownik dostaje tylko mapę, która pokazuje zakres jego obowiązków. Tak że on dostaje tak jakby tylko wycinek z całości. Oczywiście, może być taka sytuacja, że kilku pracowników z różnych działów dogada się ze sobą, każdy weźmie swoją mapę i odejdzie, zakładając nową firmę. Natomiast to, co jest bardzo ważne, to to, że każda firma nie składa się tylko z map procesowych, procedur, list kontrolnych. Każda firma ma swoje serce, serce firmy. I to jest coś, co jest nie do podrobienia. To jest to, jak my traktujemy klienta, jakie mamy z nim relacje, jak wywiązujemy się ze wszystkich obietnic, które składamy klientowi. To są takie rzeczy, które są unikalne dla każdej firmy.

– Super. Rozmawiamy już kilkanaście minut i mam takie wrażenie, że jak sobie ktoś nas słucha w drodze do pracy, to może mieć takie pytanie: mówimy o jakichś mapach procesowych, o procesach. Jakie są różnice pomiędzy mapą procesową, procedurą, listą kontrolną? Jednym słowem, żebyś mogła prostemu Kowalskiemu, zwykłemu przedsiębiorcy, który nie pracował w korpo, tylko ma swoją jednoosobową działalność, gdybyś mogła przybliżyć te definicje, dobra?

– Dobrze. To tak – mapa procesowa to jest schemat, to jest rysunek. Tutaj, jeśli ktoś nas ogląda, to mogę pokazać, to wygląda mniej więcej tak. Jest to schemat pokazujący pracę poszczególnych osób, na poszczególnych stanowiskach, czyli kartka papieru jest podzielona na poziome linie, dwie lub trzy i pokazana jest dokładnie ścieżka, jaką przebiega dane działanie. I teraz np., jeśli jest jedna linia, która obrazuje np. to, co robi klient, czyli wszystkie te informacje, kiedy przychodzi do nas klient – dzwoni, odpowiada na nasze pytania. Te wszystkie zadania są umieszczone na jego linii, na jego torze tak jakby. Drugi tor pod spodem to np. nasz dział obsługi klienta. W momencie, w którym jest sytuacja taka, że jest proces reklamacji – i tak jak wszyscy wiemy, klient kontaktuje się bezpośrednio np. z działem obsługi klienta, to jeden tor będzie pokazywał wszystko to, co robi klient, a drugi tor będzie pokazywał wszystko to, co robi właśnie dział obsługi klienta. Np. na pierwszej linii to jest to, że klient przysyła nam zgłoszenie. Następnie ścieżka prowadzi nas w dół, do biura obsługi klienta i w biurze obsługi klienta osoba, pierwsze co robi, to sprawdza, czy dostała wszystkie niezbędne dokumenty, czy dostała dokumentację zdjęciową. Jeśli nie, to wędruje sobie w górę, na ścieżkę klienta i tam klient dostaje informację, że musi dosłać wszystkie brakujące informacje. To jest trochę tak, jak będąc dziećmi graliście w różnego rodzaju gry planszowe, gdzie chodziło się pionkiem po planszy i czasem się wygrywało i można się było wdrapać po drabinie i przejść do góry, a czasem zjeżdżało się na zjeżdżalni w dół. To trochę tak obrazowo, jakbym miała przedstawić mapę, to tak trochę jest. W zależności od tego, co mamy zrobić, to albo wędrujemy do klienta, albo przechodzimy sobie w dół do jakiegoś innego działu, albo dalej my wykonujemy swoje obowiązki. Tak że mapa procesowa to jest taki schemat.

– Dobrze. A procedura i lista kontrolna?

– Procedura jest uszczegółowieniem mapy, tzn. jest to taka forma pisana. To jest tak, jakbyśmy komuś siedli i opowiadali dokładnie, to co robimy i ktoś zapisuje dokładnie, to co my robimy. Czyli to nie jest tak, że jest jeden kafelek. Sprawdź, czy dokumentacja jest pełna, czy są wszystkie niezbędne dokumenty. Jeśli tak, to potem sprawdzaj, czy to jest np. usterka z winy klienta. Jeśli nie, to skontaktuj się z klientem, aby przesłał brakujące dane. W procedurze mielibyśmy to opisane w ten sposób: Otwórz przesyłkę, którą dostarczył klient albo otwórz załącznik, który przyszedł w mejlu. Kopia ekranu z mejla wysłanego przez przykładowego klienta, pokazanie, jak należy otworzyć załącznik i pokazanie przykładowych dokumentów, które może wysłać pracownik. Dlaczego tak jest? Jest to robione w taki sposób dlatego, żeby nawet osoba, która nigdy w życiu nie miała do czynienia z takimi zadaniami, była w stanie krok po kroku, odwzorowując, przejść cały proces od początku do końca. I tutaj ważne są listy kontrolne również, dlatego że czasem nie potrzebujemy spisać dokładnie tego, co się dzieje, bo mogłoby nam to zająć np. 30 stron, razem ze wszystkimi zdjęciami i rysunkami, kopiami ekranu. Byłoby to po prostu mało praktyczne w codziennej pracy. Dlatego też wtedy tworzy się listy kontrolne i są to określone punkty, które trzeba sprawdzić, zanim przejdzie się do następnego zdania. To jest trochę tak, że jedziecie na wakacje i pakujecie się, to możemy sobie zrobić taką listę kontrolną, na zasadzie np.: Czy wziąłem paszport? Czy wydrukowałem bilety lotnicze? Czy mam karty bankomatowe? Czy mam jakąś gotówkę wymienioną? Czy wzięłam krem do opalania? Czy zabrałam buty do pływania? Tego typu rzeczy, tak zwana checklista, czyli sprawdzamy, czy wszystko, co powinno być zrobione, zostało wykonane.

Do pobrania: LISTA KONTROLNA

– Domyślam się, że Ty taką listę masz zrobioną perfekcyjnie, bo tak naprawdę Twoja praca polega na tym, że latasz w Europie np. do Francji, sprawdzasz, tworzysz te wszystkie rzeczy, których uczysz później przedsiębiorców. Następnie lecisz do Indii i tam, w innej kulturze, innych pracowników, mówiących w innym języku, krótko mówiąc – uczysz do tego. No dobrze. Myślę, że i ja, i słuchacze jesteśmy w miarę w stanie wyobrazić sobie taką listę kontrolną. Może jakiś przykład procesu mogłabyś podać, w jakiejś firmie – poczta, McDonald, stacja paliw – coś takiego, co wszyscy znamy.

– Tak… Tu mam też taką mapę, pokażę tym, którzy nas oglądają.

– Domyślam się, że to załączymy do materiałów w zarabiamwbiznesie.pl.

– Dokładnie. Ci, którzy nas słuchają, będą sobie mogli pobrać te mapy. I tutaj będzie taka przykładowa mapa, która mogłaby być mapą popularnego fast fooda. Tak naprawdę składa się ona z trzech linii, ponieważ klient ma swój tor, można powiedzieć, kasjer oraz dział, który zajmuje się kuchnią.

– Czy mogłabyś to pokazać do kamery, w międzyczasie jak mówisz? Dla osób, które będą oglądać nasze nagranie.

– Tak, oczywiście. Widać dobrze wszystko? I teraz tak: klient wchodzi sobie do lokalu i pierwsza decyzja, jaką musi podjąć, to czy dokonuje zakupu w automacie, czy też podchodzi do stanowiska, gdzie jest kasjer. Jeśli zamawia w automacie, automatycznie zamówienie to jest wysyłane do kuchni drogą internetową. Jeśli decyduje się przejść do kasy, to tutaj zaczyna się rola kasjera. Kasjer przyjmuje zamówienie. Dowiaduje się, czy zamówiony zestaw ma być powiększony czy też nie. Musi wszystkie informacje zaznaczyć w systemie. Następnie musi dowiedzieć się np. czy zamówienie jest na miejscu czy też na wynos i też tę informację zaznaczyć w systemie. Gdy wszystkie informacje są już w systemie, co musi zrobić? Musi wydrukować rachunek, przyjąć pieniądze i wydać numer, żeby klient wiedział, kiedy jego zamówienie będzie do odebrania. I tu można powiedzieć, że te dwie drogi się łączą, ponieważ zamówienie wysłane wcześniej drogą elektroniczną łączy się z zamówieniem, które jest wysyłane w danym momencie (przez kasjera). Przesyłane są one do kuchni. Ta mapa jest bardzo ogólna, natomiast pokazuje ścieżkę, którą musi przejść klient od samego początku do momentu otrzymania zamówienia. I co się dzieje w kuchni? Praca dla tych osób, które są w kuchni, zaczyna się wtedy, kiedy przyjmują zamówienie. To, co muszą sprawdzić, to na pewno czy są wszystkie niezbędne produkty. Jeśli ich nie ma, to muszą je zdobyć, muszą zamówić lub zabrać z magazynu.

– I tutaj się pojawia wtedy lista kontrolna, do tych produktów, czy są.

– Tak, dokładnie. Tutaj, na tym etapie zamówienia, pracownik kuchni również może mieć listę kontrolną, żeby sprawdzić, czy ma wszystkie niezbędne informacje, które pozwolą mu na przygotowanie zamówienia.

– I to właśnie jest chyba powód, dla którego McDonald tak bardzo się rozwinął i jesteśmy w stanie w ciągu dosłownie kilku minut dostać kanapkę tej samej jakości w każdej restauracji na całym świecie. Genialne.

– Dokładnie. I tutaj właśnie, jeśli są wszystkie niezbędne produkty, jest przygotowanie zamówienia, kompletowanie i sprawdzenie w systemie, czy zamówienie jest na wynos czy też zamówienie będzie zjedzone na miejscu. Jeśli jest zamówienie na wynos, no to oczywiście musi być zapakowane, jeśli zamówienie jest na miejscu, to od razu przechodzi to do toru, na którym są zadania kasjera albo jakiejś osoby, która również sprawdza. Tam trzeba sprawdzić zamówienie, wyświetlić numerek i wydać to, co klient zamówił. Tutaj klient odbiera zamówienie i jest koniec.

– I jest początek i koniec tego procesu. Powiem szczerze, wygląda to na bardzo, bardzo uporządkowane i coś, co można rzeczywiście sobie powtórzyć, a jeśli coś nam się wysypie, to zawsze można to sobie zdiagnozować. Mam takie pytanie: czy my jako przedsiębiorcy jesteśmy sami w stanie wykonać sobie taką mapę, a jeśli tak, to czy możesz polecić jakieś programy? Gdzie to się robi, krótko mówiąc? Jak można dostać takie mapy? Jak się można tego nauczyć?

– Oczywiście, można to sobie zrobić samemu. Jest wiele programów do rysowania map, takie które ja mogłabym polecić, to jest np. Bizagi.com To jest program, który jest programem darmowym, ściąga się go i instaluje na komputerze i można wykonywać właśnie mapy. Jest również program, który się nazywa Draw.io I to jest program, który działa w połączeniu z internetem, trzeba mieć dostęp do internetu, żeby móc tam rysować mapy. I jest również taki program, który być może ktoś z Was ma, bo służy architektom albo grafikom – to jest program, który nazywa się Visio. Żeby mieć ten program, trzeba zakupić licencję. Także są takie programy, w których można zrobić samemu mapę. Można też zrobić tak, że najpierw spisuje się najważniejsze rzeczy, rysuje się taką mapę np. na kartce, żeby zobaczyć, czy wszystko jest tak, jakbyśmy chcieli, a następnie możemy ją sobie wrzucić do takiego programu, gdzie zapiszemy ją w wersji pdf albo wydrukujemy i powiesimy np. na ścianie w biurze.

– OK. Wiem, że zaczęłaś prowadzić szkolenia. Nie wiem czy jakieś planujesz, bo na Twojej stronie Saule-Consulting.pl Aha, już znalazłem. Możesz nas nauczyć tego ewentualnie.

– Tak, mogę Was nauczyć. Najbliższe szkolenie będzie w Warszawie, 8 czerwca, to jest piątek, od godziny 9. do 18., przez cały dzień będziemy się uczyć rysować mapy. [KLIKNIJ NA http://saule-consulting.pl/szkolenie]

– To ja na najwyżej do tego nagrania i do tego tekstu z transkrypcji na zarabiamwbiznesie.pl wrzucę linki, żeby nasi słuchacze mogli sobie zobaczyć, gdzie ewentualnie można się spotkać z Tobą i tego nauczyć. Powiedz mi, bo natura przedsiębiorców jest taka: zrobię sobie sam, zrobię sobie sam. Podałaś programy Visio, Draw.io. Po co więc, co dostanę więcej na tym szkoleniu, bo mam już przecież program, mogę sobie sam spisać procedury.

– To, co robimy na szkoleniu, to na samym początku opowiadam Wam o mapach procesowych, co to jest i dlaczego są potrzebne. Pokazuję Wam przykłady różnych map procesowych, opowiadam o miejscach, gdzie te mapy są używane. Są to takie miejsca ogólnie znane, tak że będziecie mogli sobie sprawdzić samodzielnie, jak tam np. ta obsługa klienta wygląda. Następnie poznajemy cztery kroki. Tak naprawdę potrzebujemy czterech kroków, aby od samego początku do samego końca narysować samodzielnie mapę procesową. Na szkoleniu zdradzam właśnie te cztery kroki. Następnie, najpierw wspólnie wszyscy razem robimy sobie taką dużą mapę procesową, następnie w grupie z innymi osobami ze szkolenia robicie taką mapę np. stacji benzynowej, żeby się nauczyć na czymś, co jest wszystkim znane. Na samym końcu szkolenia, w drugiej części każdy z Was opisuje sobie jeden wybrany proces ze swojej firmy, a następnie tworzy mapę procesową tego zadania, tego procesu, którą później może skonsultować z innymi uczestnikami szkolenia.

– Czyli wychodzimy ze szkolenia z takim gotowcem dotyczącym swojej firmy. Jest dużo ćwiczeń i teoria ograniczona, tak?

– Tak. Mamy bardzo dużo ćwiczeń i co więcej, można też bardzo dużo zyskać konsultując swoją mapę z innymi uczestnikami, ponieważ są to osoby, które popatrzą z trochę innej strony, jak to wygląda. Mogą nam dać jakieś rady albo zapytać nas: a dlaczego robisz to tak i tak? Być może, że wytłumaczymy i ktoś przyjmie nasze wytłumaczenie, a być może, że w naszej głowie pojawi się myśl: hm, a jakby to można było zrobić inaczej? Może się okazać, że ktoś da nam świetny pomysł, z którego skorzystamy.

– I wtedy przeorganizujemy całą swoją firmę.

– Tak, wtedy usprawnimy wszystko jeszcze lepiej.

– Małgorzato, a powiedz mi, na jakim etapie prowadzenia firmy warto sięgnąć po Twoje usługi, po tę wiedzę, wprowadzić mapy procesowe. Czy na samym początku firmy, czy dopiero jak już mamy 10–15 pracowników, krótko mówiąc, wiemy już na czym polega ta nasza firma, jest ona w miarę uporządkowana, w sensie – mamy klientów, cały czas coś się dzieje. Który moment jest taki kluczowy, gdzie da nam to najwięcej korzyści?

– Na pewno, jeśli zrobimy to na samym początku, przyniesie nam to bardzo dużo korzyści, ponieważ zatrudniając kolejnych pracowników, będziemy ich już wdrażać w oparciu o mapy procesowe i procedury. Osoby, które zatrudnimy, krok po kroku będą wiedziały jak pracować, będą pracować według naszych standardów i my zyskamy czas i pieniądze, ponieważ nie będziemy musieli odpowiadać po raz kilkunasty lub kilkusetny na jedno i to samo pytanie albo rozwiewać jakąś wątpliwość. Natomiast jeśli ktoś już zatrudnia pracowników, jego firma działa, to również warto zrobić takie mapy procesowe, ponieważ da nam to wolność, da nam to możliwość zostawienia tej firmy, kiedy jedziemy na wakacje, kiedy spotykamy się z przyjaciółmi, kiedy chcemy otworzyć jakiś nowy biznes, ponieważ nasi pracownicy nie będą dzwonić, nie będą zatrzymywać pracy tylko dlatego, że nie wiedzą co zrobić. Będą mieli źródło, będą mieli miejsce, w którym znajdą odpowiedzi na wszystkie pytania. A co więcej – jeśli wszystko ustawimy tak, że firma będzie działać samodzielnie, za jakiś czas – być może – ktoś pomyśli o tym, żeby otworzyć jakąś filię w innym mieście, może w innym państwie i wtedy będzie miał dokładną receptę, dokładny przepis, kogo zatrudnić, na jakie stanowiska i jak te osoby mają pracować.

– Czyli to posiadanie map procesowych umożliwia również dawanie licencji, tworzenie franczyzy albo skalowanie biznesu, otwieranie kolejnych oddziałów. Brzmi to wszystko poważnie. A jak duże są koszty robienia tych map, bo z tego co zrozumiałem, słyszałem, lepiej wziąć sobie specjalistę, który przynajmniej na początku poprowadzi nas za rękę, żebyśmy wiedzieli co zrobić, zamiast popełniać nieustannie te błędy od samego początku. Jak to wygląda kosztowo, czy to nas – krótko mówiąc – nie zabije?

– To tak: koszt szkolenia jednodniowego to 997 zł netto, natomiast jeśli spotykamy się w firmie u Ciebie i ja wykonuję takie mapy dla Ciebie, to koszt godziny konsultacji to jest 199 zł netto. Potem za każdą mapę to jest cena 250 zł netto. Czyli spotykamy się, ja sobie robię notatki, opisuję wszystko dokładnie, a następnie wracam do siebie, przygotowuję taką mapę i wysyłam mapę do sprawdzenia, tak aby sprawdziła to osoba, która na co dzień wykonuje ten proces. Najlepiej, żeby następnie sprawdziła to osoba, która jest najmniej doświadczona na tym stanowisku, żeby sprawdziła, czy wszystko jest ujęte i czy ona wie wszystko, krok po kroku, co ma zrobić.

– Rozumiem, że przyjeżdżasz – a długie są takie rozmowy w firmie, w sensie tych Twoich konsultacji? Żeby nasi słuchacze mogli się trochę odnieść do tego, czego się mogą spodziewać. Weźmy może na tapetę gabinet stomatologiczny, mamy panią doktor, która jest stomatologiem, ma swoją asystentkę. Jak długi się wtedy szacuje ten czas, tak mniej więcej, żeby mogli się odnieść nasi słuchacze, nasi klienci do tego.

– Najczęściej jest tak, że omówienie jednego procesu, do którego potem będzie mapa, to jest mniej więcej od 40 minut do godziny.

– OK, czyli powiedzmy, to jest ta Twoja stawka godzinowa, do tego później to nie my jako właściciele firm, tylko Ty później już sobie sama gdzieś tam nagrywasz, notujesz . Sama, już nie w ramach konsultacji, tworzysz mapę. I wykonanie tej mapy, łącznie ze sprawdzeniem jej – to za to trzeba jeszcze zapłacić. Myślę, że nie są to jakieś kosmiczne pieniądze. Ja w swoim salonie mam raptem kilka takich map procesowych. Biorąc pod uwagę te wszystkie korzyści, o których tutaj powiedziałaś, wiemy już tak: że szybciej wdrażamy pracowników, mamy uporządkowaną firmę, w stosunku do klientów te procesy są powtarzalne nieustannie, możemy jechać na wakacje, czyli daje nam to strategię wyjścia. Możemy też swój biznes dzięki tym mapom skalować, czyli powiększać i robić franczyzy. Czy jest jeszcze jakaś korzyść, z której możemy skorzystać, kiedy będziemy mieć uporządkowaną firmę?

– Dużą korzyścią są np. bezproblemowe zastępstwa. Jeśli jakiś pracownik idzie na urlop albo widzimy w nim potencjał i chcielibyśmy go rozwijać w innym nieco obszarze, np. chcemy otworzyć jakąś nową sieć, nowy oddział i chcemy tego pracownika zaangażować w jakieś inne zadanie, dzięki mapom procesowym osoby, które pracują w naszej firmie, są w stanie go zastąpić na jego stanowisku pracy.

– Rewelacja, że tak powiem. Małgorzato, bardzo Ci dziękuję. Wierzę, że pokazałaś pewien obszar tego, na którym można zaoszczędzić mnóstwo czasu i jeszcze chyba więcej nerwów, krótko mówiąc, porządkując sobie swoją firmę. Co najważniejsze, można pojechać – w cudzysłowiu – na wakacje, a ta firma będzie sobie działała. Tak jest zwyczajowo, że kiedy ma się gościa na podkastach, to są jakieś prezenty. Czy od Ciebie można coś dostać, czy nasi słuchacze, moi słuchacze mogliby dostać jakiś fajny prezent od Ciebie, dołączony tutaj, jakiś powód, żeby weszli na stronę i go pobrali?

– Oczywiście, że tak. Tutaj dla każdej osoby, która będzie chciała, to jest taka godzinna darmowa konsultacja [WEJDŹ NA http://saule-consulting.pl i umów konsultację]

– Aha, czyli trzeba wejść na stronę zarabiamwbiznesie.pl. Tam będzie czekał voucher na bezpłatną godzinną konsultację. Jesteś niezwykle szczodrą osobą – dziękuję Ci w imieniu swoim i słuchaczy. Tutaj mnie bardzo miło – krótko mówiąc – zaskoczyłaś. OK, to czy coś jeszcze, pożegnamy się jakoś mile ze słuchaczami, chciałabyś coś dodać?

– Chciałabym Wam powiedzieć, że im szybciej zautomatyzujecie pracę w swojej firmie, im szybciej sprawicie, że ta firma będzie działała samodzielnie, tym szybciej będziecie mieć więcej czasu dla siebie, będziecie mieć spokój i pewność, że Wasza firma działa jak szwajcarski zegarek, nawet wtedy, kiedy Was tam nie ma.

– Przepięknie. Jeszcze tak na koniec, bo jestem na Twojej stronie http://saule-consulting.pl, przeglądam. Widzę, że nie pracujesz sama, tylko jesteście we dwie – jesteś Ty jako Małgorzata Wierzbicka i jest Magdalena Przygodzka. Czy zajmujecie się dokładnie tym samym, czy Magda dostarcza jeszcze jakichś innych elementów w Waszej firmie? Jak to wygląda?

– Magda pracowała kiedyś jako dyrektor handlowy, zarządzała grupa handlowców, tak że ma też doświadczenie w innym obszarze. Magda pomaga również w zarządzaniu dokumentami, czyli pokazuje też, jak uporządkować sobie dokumenty w firmie, żeby nie było tak, że one fruwają, że są w różnych miejscach, tylko tworzy takie ścieżki dla pracowników, aby każda osoba dokładnie wiedziała, gdzie daną informację należy zapisać, a gdzie znaleźć, jeśli zajdzie taka potrzeba.

– OK, super, ja jestem zachwycony. Dodam, że korzystam z Twoich usług, Ty korzystałaś również z moich, bo miałaś okazję uczestniczyć w moich kursach, więc mniej więcej wiem, jak bardzo to usprawnia pracę. Również wiem, że jeśli ktoś chce prowadzić firmę, to im szybciej… Ja żałuję tylko tego, że zrobiłem to po trzech – czterech latach funkcjonowania salonu kosmetycznego, bo należało to zrobić zdecydowanie szybciej. Nawet jak ostatnio miałem jakąś kontrolę i jak pokazywałem, jak wyglądają nasze procedury, to pani, która była kontrolerem, otworzyła szeroko oczy: Nie wierzę, pierwszy raz to widzę. Czy Państwa było na to stać? Mówię: – Proszę pani, nie stać by nas było, gdybyśmy tego nie zrobili. Tak, że dziękuję Ci przepięknie, dziękuję również naszym słuchaczom. Zapraszam Was na stronę zarabiamwbiznesie.pl, tam dokładnie jest umieszczone nagranie w postaci wideo tutaj z naszego spotkania, z naszej rozmowy z Małgorzatą Wierzbicką, firma saule–consulting.pl. A na koniec właśnie: Gosia, bo myślę, że to może być coś bardzo przyjemnego – skąd w ogóle nazwa Saule–Consulting? Jakbyś uchyliła rąbka tajemnicy.

– Tutaj historia jest taka, że Säule po niemiecku znaczy filar. Czyli tak jak mapy procesowe i procedury są filarem Twojej firmy, czyli my tworzymy takie filary dla Twojej firmy. W języku Bałtów Saule to bogini odrodzenia, czyli odradzamy Twoją firmę. I trzecia rzecz: po francusku saule to wierzba. A że ja mam na nazwisko Wierzbicka, więc na samym początku to były “Konsultacje u Wierzby”.

– No przyznam się, że niesamowita idea i logotypu, i – krótko mówiąc – nazwy firmy. Zapraszamy zatem wszystkich słuchaczy na stronę saule–consulting.pl, Małgorzata Wierzbicka była moim gościem. Życzymy Wam wszystkiego zyskownego, dziękuję Ci przepięknie.

– Dziękuję Ci również.

PS. Ten materiał możesz uzupełnić o artykuł ” 10 zasad dla początkujących przedsiębiorców” [KLIKNIJ]

Zostaw komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *