Jak prowadzić firmę w kryzysie – cz.1: Bezpieczeństwo Finansowe

Kiedy zmieniają się zasady zawsze ktoś zyskuje, ktoś traci. Pandemia koronowirusa, zamrożenie gospodarki zbliżający się potężny kryzys gospodarczy dla jednych będzie zbawieniem, a dla innych porażką, może nawet bankructwem.

• Jak prowadzić firmę, kiedy emocje szaleją?
• Co robić, jakie decyzje podejmować i czym się kierować?
• Jak zabezpieczyć nie przed stratą klientów, jak pozyskać nowych i wreszcie jak wyprzedzić konkurencję?

Z odpowiedziami na te pytania postaram się zmierzyć w pięciu kolejnych odcinkach naszego podcastu!

Tymczasem zajrzyj na stronę AdamGrzesik.pl i pobierz sobie kalkulator w excelu do tego odcinka!

Wybierz co lubisz: do słuchania | do oglądania | do czytania 

 Zapraszam do oglądania:

Zapraszam do czytania (transkrypcja z nagrania):

Witam was bardzo serdecznie w kolejnym odcinku podcastu zarabiamwbiznesie.pl. To podcast dla osób, które prowadzą swoje własne firmy, a więc dla przedsiębiorców, czyli takich osób, które rozwiązują problemy za pieniądze.

Tematykę dotyczącą działania w czasie kryzysu podzieliłem na kilka mniejszych odcinków. Będziemy sobie rozmawiać o pieniądzach, czyli o tym, jak zabezpieczyć się finansowo w trakcie kryzysu i zaraz po nim. Następnie porozmawiamy o tym, jakie decyzje podejmować w stosunku do pracowników – czy ich zwalniać, zatrudniać, redukować, a może optymalizować ich pracę. W trzecim odcinku porozmawiamy o twoich aktualnych klientach, jak ich utrzymać pomimo rezygnacji, albo pomimo tego, że być może masz przez jakiś czas zamkniętą firmę, i określimy konkretny plan działań na przyszłość. Następnie porozmawiamy o nowych klientach, o tym, jak ściągnąć klientów konkurencji do twojej firmy i – co najważniejsze – jak zasiać ziarno potrzeby w ich głowach. Ostatni odcinek będzie dotyczył tego, jak możesz zabezpieczyć swoje przychody po pandemii, po kryzysie, a więc precyzyjnego planu działań w momencie zakończenia kwarantanny, a więc w momencie wystartowania – tak, żebyś był pierwszy, przed konkurencją.

Komplet informacji z opcją konsultacji uzyskasz na stronie https://vod.adamgrzesik.pl

Wierzę, że te odcinki pomogą ci pracować nie tylko w trakcie pandemii, potencjalnego kryzysu, ale również w trakcie normalnych działań. Skąd to wiem? Prowadzę salon kosmetyczny, który podczas nagrywania tego odcinka podcastu jest całkowicie wyłączony z obrotu. Nikogo nie zwolniłem, cały czas utrzymuję swoją załogę. Mam firmę szkoleniową i tutaj również nie ma szkoleń w salach, ponieważ w marcu, kwietniu, być może w maju będą obowiązywać zakazy, więc przeniosłem swoją działalność do Internetu. Pokażę, ci, co możesz zrobić, jeżeli musisz się przenieść na pracę zdalną, na pracę internetową. Jestem też inwestorem, udziałowcem w dość dużej spółce, która buduje domy w cenie mieszkań sasiedzka29pl.

W tym odcinku chciałbym z tobą porozmawiać na temat bezpieczeństwa finansowego, a konkretnie na temat pilnowania twojej płynności finansowej. O co chodzi? Żebyś zaczął kalkulować tak, aby nie tylko przeżyć, ale także żeby wiedzieć, jak głęboko możesz się zadłużyć i czego możesz się spodziewać.

Skoro słuchasz moich podcastów, to prawdopodobnie wiesz o tym, że zajmuję się budżetem firmowym – na stronie budzet-firmowy.pl możesz sobie dołączyć do „Budżetu firmowego” i z nim popracować. Z moich doświadczeń wynika jednak, że ponad 95 proc. polskich firm nie robi zestawienia, które w aktualnym okresie, kiedy nadszedł i trwa kryzys, jest zestawieniem najważniejszym. Jakie to zestawienie? Już odpowiadam. To tzw. cash flow, czyli zestawienie przepływów pieniężnych. To nie jest normalny budżet, który pomoże ci lepiej zarządzać firmą, ale to jest plik, który powinieneś sobie zrobić. On jest dodatkiem do tego nagrania, w odcinku, który zamieszczam na zarabiamwbiznesie.pl, jest do pobrania cały arkusz, łącznie z instrukcją wideo, gdybyście chcieli.

W cash flow porównujemy sobie fizyczne wpływy w danym okresie, np. miesiącu, i fizyczne wypływy gotówki z twojej firmy. Co mam na myśli? Jeśli w poprzednim miesiącu wystawiłeś jakąś fakturę, ale te pieniądze z tej faktury, z tego zdarzenia gospodarczego przyjdą dopiero teraz, no to w tym miesiącu należy je sobie wpisać albo zaplanować, że one przyjdą. Jeżeli coś kupiłeś w tamtym miesiącu, ale dopiero teraz będziesz płacić, np. wynagrodzenia za poprzedni miesiąc, to one też będą wpisane w tym zamkniętym okresie czasu. W przepływach pieniężnych traktujemy więc twoją firmę, jakbyś był kasjerką, która ma zamkniętą pakamerę. Pieniądze wpływają do ciebie w postaci przelewów, w postaci gotówki i wypływają od ciebie poprzez kasę, gdzie je wypłacasz, albo poprzez przelewy.

<blockquote>W cash flow porównujemy sobie fizyczne wpływy w danym okresie, np. miesiącu, i fizyczne wypływy gotówki z twojej firmy<blockquote>

Co ci da zrobienie takiego zestawienia? Przede wszystkim będziesz mógł/mogła wiedzieć, czego się możesz spodziewać. Kiedy nadchodzi kryzys, być może jest tak, że płacąc i utrzymując swoje koszty stałe przez miesiąc, dwa, trzy, będziesz musiał się zadłużyć. W pewnym momencie zacznie ci brakować pieniędzy, zaczniesz te pieniądze dokładać do swojej firmy – jeśli oczywiście jej konstrukcja ci to umożliwia, być może będziesz musiał coś pożyczyć. Jesteś w ten sposób w stanie przewidzieć, czy za moment wyjdziesz na powierzchnię, wyjdziesz na plusie. Takie zestawienie może ci również pokazać (kiedy nagrywam ten podcast, mam przed oczami i pokazuję tabele w Excelu i wykresy), że gdyby pandemia COVID-19 nadeszła po raz drugi, np. druga fala jesienią, to też możesz sobie sprawdzić, czy na tym zyskasz, czy stracisz, czy jak będą kończyły się twoje wyniki.

Podsumujmy: robisz sobie tabelę cash flow w Excelu, w dokumentach Google’a albo na kartce. U góry wpisujesz swoje wpływy, jakie przewidujesz, a następnego dnia należy sobie wpisać wykonanie, czyli sprawdzić, jak to ci się udało. Jakie możesz mieć wpływy, kiedy pracujesz? Przede wszystkim możesz mieć wpływy ze sprzedaży towarów, bo być może dalej sprzedajesz towary. Ze sprzedaży usług. Zaległe faktury – to kolejna pozycja, jeżeli ktoś inny miałby ci dać jakieś pieniądze. Spłata długów – pożyczyłeś pieniądze bratu, mamie, jakiemuś pracownikowi i spodziewasz się, że ktoś ci odda, dlatego warto to tu wpisać. Wpisałbym też stan konta split payment, jeżeli ktokolwiek płacił ci podzieloną płatność i masz coś na koncie związanym z VAT-em. Jeżeli spodziewasz się jakiegoś zwrotu VAT-u z urzędu skarbowego, to też warto wpisać w tym miejscu jako wpływy.

Co dalej? Dalej mogą być kredyty bankowe, np. zaciągasz jakiś kredyt bankowy. Moja rekomendacja jest taka: w okresie, w którym nadchodzi pomoc dla przedsiębiorców, należy z niej skorzystać. Kiedy nagrywam ten odcinek, mikro- i małe firmy mogą sięgnąć po 5 tys. zł – symboliczne, ale jednak pieniądze z PUP-u. W tarczy 2.0 zostaną uruchomione środki w postaci 12 tys. zł na każdego pracownika, jeśli przychody w firmie spadły poniżej 25 proc., 24 tys. zł, jeżeli spadły poniżej 50 proc. z poprzedniego miesiąca i 36 tys. zł na jednego pracownika, jeżeli przychody spadły o więcej niż 75 proc.

<blockquote>Moja rekomendacja jest taka: w okresie, w którym nadchodzi pomoc dla przedsiębiorców, należy z niej skorzystać<blockquote>

Osobiście sięgnę po te pieniądze. Kalkulacja jest banalnie prosta. Wystarczy sobie policzyć liczbę pracowników. Załóżmy, że masz sześciu pracowników razy 24 lub 36 tysięcy. Oczywiście to są kredyty, więc na ten moment to nie są twoje pieniądze. Jest natomiast szansa, że 75 proc. z tych kredytów zostanie umorzone.

Przygotowałem cały wpis blogowy na mojej stronie adamgrzesik.pl/blog, tam możesz poczytać o aktualnym wsparciu, są linki do różnych instytucji i instrukcji, jak te dokumenty składać. Dlaczego o tym mówię? Dlatego, że w wielu branżach, według mnie w większości, te obroty natychmiast spadły albo spadną w najbliższym czasie, bo kryzys gospodarczy dotknie wszystkich.

Pożyczka od państwa jest na dziś oprocentowana na poziomie 0,6 proc. To są pieniądze o wiele niższe, niż wynosi inflacja. Nawet jeżeli masz dobrą kondycję, to jeżeli jesteś w stanie je pożyczyć, to pożycz te pieniądze. Po to, żeby móc nimi poobracać, a potem je oczywiście oddasz. Jeżeli utrzymasz firmę przez rok, to część z tego – chyba 25 proc. – zostanie umorzone. A jeżeli utrzymasz średnie zatrudnienie (nie mówimy o tych samych pracownikach), to zostanie umorzone kolejne 50 proc. Zobacz – pożyczasz od państwa np. 180 tys. zł – masz sześciu pracowników i spadły ci obroty, a później zostanie z tego umorzone 135 tys. zł. To już są pieniądze, które mogą ci pomóc w funkcjonowaniu.

Wracając do naszego zestawienia – jeżeli sięgniesz po jakąkolwiek pożyczkę, to tutaj warto ją sobie wpisać. Np. kredyt bankowy, również taki refundowany czy umarzany przez państwo, ale też taki, który wziąłeś na normalne funkcjonowanie. Co jeszcze warto wpisać we wpływach? Przede wszystkim pieniądze na koncie. Jeżeli dzisiaj twoja firma ma jakiekolwiek pieniądze, to też warto je sobie tutaj wpisać – oraz pieniądze w kasie.

Takie zestawienie warto prowadzić codziennie. Z jednej strony będziesz wiedzieć, czy wpływy w danym miesiącu wynoszą 1000, 10 tys. czy może 100 tys. zł. Druga rzecz to są wydatki, czyli to, co z twojej kasy wypływa lub wypłynie. Tak jak często uczę w „Budżecie”, pieniądze ci wypłyną, jeśli będziesz kupować lub płacić w danym miesiącu za towary, materiały, jakieś zaległe zobowiązania, np. faktury, podatki, PIT, CIT, VAT-y, leasingi, kredyty, opłaty administracyjne, ZUS-y, jeśli nie wziąłeś zwolnienia, wynagrodzenia pracownicze, odprawy, wynagrodzenia urlopowe, dodatki do pensji, obce usługi, jak usługi prawnicze, informatyczne, księgowe, kadrowe, może jakieś oprocentowanie, jakiś marketing.

Problem wielu firm będzie polegał na tym, że mają one wiele kosztów stałych, a koszty stałe płacimy zawsze, niezależnie od tego, czy twoja firma funkcjonuje. Myślenie jednej grupy przedsiębiorców polega teraz na tym, że odkładają to sobie w czasie („Ja nie chcę się tym martwić”), ale to nie jest zbyt dobre myślenie. Myślenie drugiej grupy przedsiębiorców jest takie, że rzeczywiście zaufam Grzesikowi, zaufam Adamowi i zrobię sobie to zestawienie.

<blockquote>Problem wielu firm będzie polegał na tym, że mają one wiele kosztów stałych, a koszty stałe płacimy zawsze, niezależnie od tego, czy twoja firma funkcjonuje<blockquote>

Teraz powiem ci, dlaczego jest ono takie ważne. Pierwszy miesiąc, półtora miesiąca kryzysu, zamrożenia, tzw. lockdownu w twojej firmie i lockdownu gospodarki możesz przeżyć, możesz sobie spędzić z rodziną. Prawdziwe zadłużenie zaczyna się pod koniec drugiego i na początku trzeciego miesiąca – to są te największe dramaty. Jeśli, poza słuchaniem tego podcastu, zgodzisz się wejść na stronę zarabiamwbiznesie.pl, gdzie znajdziesz ten odcinek, jak działać w kryzysie, to zobaczysz po kolei, jak pokazuję w zestawieniu Excela, łącznie z instrukcją do tego zestawienia, czego się możesz spodziewać, czyli tzw. skumulowanego salda gotówki. Np. jeden miesiąc może ci się skończyć na minusie na poziomie 30 tys. zł, a drugi miesiąc może się skończyć na minusie na poziomie 20 tys. zł. Przy czym ten długi „ogon”, te 30 tys. zł zadłużenia z tamtego miesiąca sprawia, że zadłużenie może wtedy wynieść nawet 50 tys. zł.

Na „Budżecie firmowym” często pokazuję różnicę między rachunkiem wyników a przepływami pieniężnymi. Robimy sobie takie ćwiczenie i co się dzieje? Z mojego doświadczenia wynika, że ponad 60, nawet 70 proc. przedsiębiorców nie doszacowuje pieniędzy, które będzie musiało pożyczyć. Wiesz, jakie to jest niedoszacowanie? To jest niedoszacowanie na poziomie nawet 30 proc. Co to oznacza? To oznacza, że ludzie myślą, że będą potrzebowali tylko 150 tys. zł, a w rzeczywistości będą potrzebować ponad 200 tys. zł.

Kiedy się o tym dowiesz, kiedy zrobisz sobie ten cash flow, policzysz swoje pieniądze, zanim twoja firma dostanie zadyszki, dostanie doła, wtedy, kiedy jeszcze możesz pożyczyć pieniądze, kiedy możesz iść do banku, kiedy możesz jeszcze skorzystać z wsparcia, to to ci daje szansę na przewidzenie swojej przyszłości. Z jednej strony będziesz wiedzieć, ile pieniędzy przyjdzie do twojej firmy, a z drugiej strony będziesz wiedzieć, ile musi wypłynąć w kolejnych miesiącach, w kolejnych okresach.

Do tego zestawienia warto sobie dodać wydatki osobiste. Usiąść z żoną, mężem, partnerem, rodziną, policzyć sobie, ile potrzebujecie pieniędzy w danym miesiącu i na co, wpisać to i policzyć sobie wtedy kolejne skumulowane saldo gotówki. Czyli trzeba wziąć firmę i wypłaty dla ciebie z firmy i odjąć od tego wydatki na życie osobiste.

Czy można coś zrobić ponadto? Tak. Jeżeli masz jakieś pieniądze w sejfie, w skarpecie, jakieś prywatne, np. odłożone 50 tys. zł albo postanawiasz sprzedać jakąś część swojego majątku i wpompować te pieniądze w firmę – nazywamy to środkami własnymi – również też bym to tutaj zapisał. Dlaczego? Dlatego, że większość przedsiębiorców dołoży swoje własne pieniądze, ale później nie będą wcale myśleli o tym, żeby te swoje pieniądze odzyskać w przyszłości z własnej firmy.

Moi drodzy: to, z czym was tutaj zostawię, to przede wszystkim wejdź na stronę zarabiamwzbiznesie.pl, pobierz sobie plik w Excelu i instrukcję do tego pliku, i koniecznie zadbaj o swoje bezpieczeństwo finansowe. Policz, jak dziś będzie wyglądał twój cash flow, a w przyszłości spotkajmy się na „Budżecie firmowym”. W kolejnym odcinku porozmawiam z tobą na temat decyzji pracowniczych – tego, czy zatrudniać, zwalniać, redukować, a może skorzystać z jakiegoś innego, czwartego wyjścia. Życzę ci wszystkiego zdrowego i przede wszystkim wszystkiego zyskownego.

Komplet informacji z opcją konsultacji uzyskasz na stronie https://vod.adamgrzesik.pl

Dołącz do newslettera „Zarabiam w Biznesie” aby w pierwszej kolejności otrzymać informację o publikacji tego odcinka